隨著印刷企業(yè)對自動化系統(tǒng)表現(xiàn)出狂熱的態(tài)度——從網(wǎng)絡在線下訂單到計算機集成制造——管理系統(tǒng)在從銷售到交貨這個過程中對整個企業(yè)的調(diào)配管理功能的重要性也在就突顯出來了。
綜合性全功能管理系統(tǒng)被稱之為企業(yè)資源計劃管理（Enterprise Resource Planning），或者簡稱為ERP。
現(xiàn)在的印刷企業(yè)已經(jīng)增加了許附加值服務，例如印刷的整個后勤服務和資產(chǎn)管理，因而就需要借助功能強、整合性好的IT系統(tǒng)來管控生產(chǎn)、庫存和出貨，同時還要與前端計劃部門建立聯(lián)系，進行管理控制。
ERP這一企業(yè)管理核心軟件的首次應用已經(jīng)是很早以前的事情了。該系統(tǒng)在行業(yè)中普遍用于報價、訂單輸入、活件跟蹤、生產(chǎn)車間數(shù)據(jù)匯總、計價、評估可生產(chǎn)性、支付額度、印活生產(chǎn)記錄以及標準化報告的管理等方面。
然而，還有很多印刷企業(yè)在使用不同的未經(jīng)整合的管理系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)的語言都不通用，所以它們之間無法交流和整合。據(jù)管理系統(tǒng)供應商介紹，一家大型印刷公司在整個運營過程中要用到許多種管理軟件這并不是稀奇的事情。位于紐約羅徹斯特市的Mercury Press印刷公司是一家中型企業(yè)，每年營業(yè)額為三千萬美元，就是這樣一家企業(yè)的管理部門所用的管理軟件就不下八種。
存在同樣情況的企業(yè)還有很多。Radius Solutions 解決方案的供應商David Taylor告訴我們，他們的一個客戶有27條數(shù)據(jù)流需要維護和升級。
目前最新開發(fā)的管理系統(tǒng)整合了多種軟件和界面，能夠直接收集來自生產(chǎn)線上的數(shù)據(jù)，同時允許人們進行動態(tài)的生產(chǎn)調(diào)度，并且允許有權限的人員登錄訪問庫存管理。營銷部門能夠鏈接進入該系統(tǒng)，對員工的生產(chǎn)效率、設備的使用率、銷售情況以及客戶的反映進行分析。
新系統(tǒng)中最受用戶歡迎的一些功能就是可以收集印活生產(chǎn)要求的各項數(shù)據(jù)和直接來自客戶的信息，能夠根據(jù)印活的優(yōu)先級別以及生產(chǎn)流程效率是否最優(yōu)而調(diào)整印活的生產(chǎn)順序，此外它準確而及時的計價能力也能很好地改善資金流通以及變更/改變生產(chǎn)作業(yè)票據(jù)。
新系統(tǒng)報價速度快，只需要一到兩個小時，并且其報價準確度也比以往的系統(tǒng)高�？焖俣鴾蚀_的報價最終帶來的是高利潤率的印活。
新系統(tǒng)最大的一個優(yōu)點就是能夠根據(jù)實踐操作數(shù)據(jù)為印刷廠商提供具體的建議：什么樣的印活以及使用什么樣的生產(chǎn)流程可以賺取更多的利潤。
百靈鳥文檔管理系統(tǒng)供應商的市場銷售部門的副總裁Chris Woods說 ：“許多印刷公司所使用的系統(tǒng)都需要升級，但是他們卻沒有想到要在幾個月內(nèi)講這些系統(tǒng)淘汰。這里缺少的并不是興趣，而是行動。”
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